CRM

Najnowsze trendy rozwiązań w dziedzinie prowadzenia firmy z powodzeniem wdrażają technologie zarządzania zasobami ludzkimi przez internet.  Przybliżmy sobie jedno z najwydajniejszych rozwiązań w tej dziedzinie – system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem – Customer Relationship Management (CRM). Nowa nazwa wskazuje na zintegrowany i kompletny charakter rozwiązań. CRM jako produkt typu „front office„  (historia crm *) dopełnia funkcjonalność „back office” oferowaną przez narzędzia klasy ERP** . System relacji z klientami  (potocznie CRM) to mówiąc potocznie specjalne oprogramowanie, które pozwala wykorzystać komputer do zarządzania wszelkimi relacjami i kontaktami z klientami.

Zalety CRM ESME

CRM ESME wyróżnia się spośród innych narzędzi dostępnych na rynku następującymi zaletami:

• CRM online – zarządzanie z dowolnego miejsca świata połączonego z internetem (istnieją również wersje instalacyjne stacjonarne)
• Prostota, przejrzysta konstrukcja ułatwiająca szybkie zapoznanie się z dostępnymi funkcjami.
• Bezpieczeństwo danych ***
• Organizacja pracy – CRM esme  wspiera pracę zespołową, pozwalając na szybki wgląd w dokumenty tworzone przez innych członków grupy.
• Rejestracja czasu pracy – Esme to oprogramowanie, które posiada moduł do rejestracji czasu pracy w oparciu o indywidualny kalendarz prowadzony przez każdego pracownika.
• Funkcjonalność – Esme pozwala kontrolować finanse firmy czy biura i monitorować przychody z poszczególnych projektów w trakcie ich realizacji i po zakończeniu.
• Cena – Bezpłatna wersja testowa dla 7 użytkowników ( 7 dni ), konkurencyjne ceny dla klientów, porady online, wsparcie w czasie wdrażania systemu…
• Dostępność – przejrzysty mechanizm pomocy online prowadzi użytkownika przez zawiłości sporządzania prognoz finansowych, dzięki czemu z programem e-projekcje profesjonalną prognozę przygotować może także osoba nie mająca specjalistycznej wiedzy z dziedziny rachunkowości.

Budowa systemu

Podstawowe moduły programu to:

1. Klienci – w ramach modułu możliwe jest stworzenie Bazy klientów z podaniem nazwy, danych teleadresowych, danych NIP, REGON, KRS, stron www, osób kontaktowych u klienta czy też wskazaniem pracownika odpowiedzialnego za kontakty w naszej firmie. Każdemu klientowi przypisywany jest unikatowy numer klienta, który pozwala na łatwą identyfikację wszystkich kontaktów, zawartych umów czy przygotowanych porad. Dodatkowo w module znajduje się zakładka Komunikacja, w której prowadzić można ewidencję pocztową i ewidencję faksów, sporządzać notatki, prowadzić korespondencję mailową czy zamieszczać dokumenty związane z obsługą klientów. Ostatnią zakładkę w tym module stanowią Projekty – umożliwia ona monitorowanie listy projektów i ich statusu, wprowadzanie nowych projektów ze wskazaniem zasad współpracy z danym klientem, podaniem kosztów i cen. Podobnie jak w przypadku każdego klienta, danemu projektowi nadany zostaje kod projektu, spójny z kodem klienta, co pozwala na późniejszą identyfikację zarówno czasu poświęconego na jego realizację, jak i poniesionych kosztów i uzyskanych przychodów.

2. Zarządzanie czasem – moduł zawiera dwie zakładki: Kalendarz i Czas pracy. W przypadku pierwszej z nich istnieje możliwość zapisywania zadań do wykonania, wprowadzenia przypominacza o spotkaniach czy projektach, natomiast druga zakładka służy monitorowaniu czasu pracy (własnego i pracowników) na poszczególnych projektach. Pozwala to na kontrolę godzin spędzanych na rzeczywistej pracy nad projektami dla klientów oraz prac administracyjnych czy biurowych, a dzięki przyporządkowaniu godzin do poszczególnych kodów klientów i kodów projektów pozwala precyzyjnie określić koszty i przychody danego projektu, jego dochodowość i zasadność realizacji.

3. Finanse – moduł zawiera dwie podstawowe zakładki: Rozliczenia i Fakturowanie. Na Rozliczenia składają się Koszty/Przychody, Budżetowanie, Rozliczanie projektów i Statystyki. Moduł ten ma służyć do kontroli ponoszonych kosztów, zarówno stałych, jak i zmiennych (również w ujęciu projektowym, tj. poprzez przyporządkowanie poszczególnych kosztów do prowadzonych projektów dla konkretnych klientów), monitorowaniu przychodów oraz sporządzaniu budżetów dla poszczególnych projektów i ich rozliczaniu. Dodatkowo w zakładce Statystyki sporządzić można analizy dotyczące ilości klientów i projektów, ponoszonych kosztów i uzyskiwanych przychodów czy też rentowności dla poszczególnych klientów i projektów. Fakturowanie pozwala natomiast na automatyczne wystawienie faktury w oparciu o wcześniej wprowadzone dane klienta, projektu czy budżetu.

4. Baza plików – jest bazą, w której zamieścić można różne rodzaje dokumentów. Podstawowe proponowane przez program to wzory umów i pism (program zawiera kilkanaście podstawowych, użytkownik może dodawać własne wzory), akty prawne niezbędne w pracy i dokumenty klientów. Dodatkowo w bazie umieszczać można linki do stron internetowych przydatnych w codziennej pracy.

5. Doradca podatkowy – to miejsce stworzone z myślą o doradcach podatkowych, w którym znajdują się linki do stron Krajowej Izby Doradztwa Podatkowego i izb regionalnych oraz lista doradców podatkowych. Dodatkowo moduł zawiera zakładkę Składki i ubezpieczenia, pozwalająca na monitorowanie zobowiązań z tego tytułu dla poszczególnych doradców podatkowych w firmie oraz zakładkę Prawo, która prowadzi do stron Krajowej Izby zawierających akty prawne niezbędne w pracy doradcy podatkowego. 6. Administracja – to moduł typowo techniczny, w którym określa się dane użytkowników, zasady dostępu do programu, wprowadza się dane pracowników i koszty ich pracy, określa cenniki itp.

6. Administracja – to moduł typowo techniczny, w którym określa się dane użytkowników, zasady dostępu do programu, wprowadza się dane pracowników i koszty ich pracy, określa cenniki itp.

Zastosowanie systemu ESME

klienci crm online to między innymi :

• doradcy podatkowi,
• biura rachunkowe,
• biura biegłych rewidentów,
• również kancelarie prawne i inne osoby, które prowadzą firmy i doradzają profesjonalnie swoim klientów w różnych dziedzinach.

————————————————————————————————————————

* Pierwszymi programami, które można określić protoplastami systemów CRM, były aplikacje typu contact management. Były to proste, jednostanowiskowe aplikacje, które łączyły funkcje kalendarza i prostych baz danych, pozwalając użytkownikom na podstawową analizę danych dotyczących klientów i kontaktów. Systemy tego typu rozwijały się bardzo dynamicznie od początku lat 80-tych, ewoluując w produkty znane jako call reporting system, territory management system, sales management system, sales team automation. Początkowo w latach 80-tych ich funkcjonalność ograniczała się głównie do usprawnienia obsługi klienta w centrach kontaktowych, poprzez mechanizację podstawowych zadań. Pozwalały także na dostosowywanie usług do potrzeb klienta, jednak stosowane to było tylko dla klientów kluczowych. Zmiana strategii firm w latach 90-tych, z masowego marketingu na całkowite skupienie się na klientach, spowodowała rozszerzenie funkcjonalności systemów wspierających sprzedaż i marketing. Komunikacja między klientem a przedsiębiorstwem nabrała od tego czasu charakteru dwukierunkowego. Zamiast jedynie zbierać informacje o klientach w swoich bazach danych firmy stawały się inicjatorami kontaktu z klientem. Zaczęto nagradzać lojalnych klientów, to właśnie w tych czasach rozpoczęły się akcje promocyjne, które dzisiaj należą do codziennych praktyk, takie jak zbieranie punktów promocyjnych na kartach kredytowych. Przedsiębiorstwa zaczęły być aktywne w kontaktach z klientami, wykorzystując nowe możliwości jakie dawały systemy CRM.

Jednak tak naprawdę systemy CRM o jakich mówi się współcześnie w swej pełnej funkcjonalności zaczęły pojawiać się na przełomie wieków. Zaczęto wtedy tworzyć zaawansowane systemy CRM dostosowywane do potrzeb poszczególnych rynków. Obecnie sektory które najbardziej polegają w swojej strategii na systemach CRM to sektor usług finansowych, przemysł telekomunikacyjny oraz firmy zajmujące się najnowszymi technologiami. Obecnie jednymi z największych dostawców rozwiązań CRM są PeopleSoft, Siebel, Oracle, SAP oraz Microsoft.

**ERP (ang. Enterprise Resource Planning – Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) to termin będący określeniem na klasę systemów informatycznych, na które składa się zbiór współpracujących ze sobą aplikacji (modułów). Systemy te służą do wspomagania zarządzania znacznej ilości działań wykonywanych w przedsiębiorstwie lub grupy współpracujących ze sobą przedsiębiorstw poprzez gromadzenie oraz umożliwienie wykonywania operacji na zebranych danych. Wspomaganie to może obejmować wszystkie lub część szczebli zarządzania i ułatwia optymalizację wykorzystania zasobów oraz zachodzących procesów przedsiębiorstwa.

*** CRM esme  działa z wykorzystaniem specjalistycznych serwerów przeznaczonych do przechowywania tego typu informacji, dzięki czemu gwarantujemy najwyższy poziom ochrony gromadzonych przez Ciebie informacji przed ich utratą lub dostępem osób niepowołanych. Nad bezawaryjnym działaniem serwera przez 24 h na dobę czuwają administratorzy serwera, a każdego dnia, tygodnia i miesiąca automatycznie tworzone są kopie zapasowe wszystkich przechowywanych na serwerze informacji, co minimalizuje ryzyko ich utraty na skutek awarii sprzętowych.